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Desayuno TM Broadcast: Archivo, documentación y fondos documentales

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La revista TM Broadcast celebró el pasado 26 de febrero su primer Desayuno Informativo de 2019. El encuentro versó sobre una temática de gran relevancia en el flujo de trabajos de las televisiones: “Archivo, documentación y fondos documentales”.

 Durante más de dos horas y media, se abordó la situación actual de la gestión documental (con su imprescindible enfoque tecnológico), las diferentes soluciones que está desarrollando la industria para tratar de llevar al sector al sendero del automatismo y los distintos retos que la profesión tendrá que afrontar en el futuro.

Javier de Martín, editor de TM Broadcast, dio la palabra a Luis Sanz, reputado consultor experto en Televisión y Radio, no sin antes remarcar “el interés en los artículos” por parte de los lectores de la revista.

Luis sería el encargado de presentar a cada uno de los ponentes que formaron parte del encuentro: Alberto de Prada, Director de los Fondos Documentales de Radiotelevisión Española; Eugenio López de Quintana Sáenz, Director de Documentación y Archivo de Atresmedia; Encina Murga, Responsable de Documentación y Videoteca de Castilla La Mancha Media, CMMedia; y Lola Alfonso, Responsable de Archivo y Documentación de Radiotelevisión Valenciana*.

Sostenibilidad de la gestión documental

El desayuno comenzó, como no podía ser de otra forma, abordando una de las temáticas más candentes del ámbito de la gestión documental: su sostenibilidad en el ámbito de la televisión ante el volumen creciente de información recibida.

Para Eugenio López de Quintana, “el tema de los volúmenes siempre ha sido una cuestión crucial”, aunque la labor del documentalista es la que marca la diferencia mediante su criterio en la selección y la implementación de metadatos. El esfuerzo que supone este trabajo “artesanal”, término recurrente durante todo el acto, choca con un momento en el que el “volumen creciente” de la información no se corresponde a un “crecimiento proporcional de las plantillas”. A esto hay que sumar el “nivel de profundidad de metadatos” creciente provocado por la gran cantidad de información recibida y unas necesidades de recuperación textual de gran precisión, en especial en información de contenido político.

Encina Murga, Responsable de Documentación y Videoteca de Castilla-La Mancha Media, CMMedia, no dudó en subrayar las palabras de su interlocutor, señalando el gran volumen de información política que se genera: “Tenemos un serio problema no solo por el volumen de ingestas, sino por la dificultad de poder abastecer con fluidez y agilidad todo ese material que se requiere en la información diaria”.

Alberto de Prada, Director de los Fondos Documentales de Radiotelevisión Española, subrayó esta opinión: “Tuvimos nuestra época de oro en la que se minutaban los contenidos, con plenos del congreso en el que podíamos tomar, literalmente, frases; llegar a un detalle que se ha perdido. Ya no existe ese equilibrio: las plantillas disminuyen, no se sustituyen las bajas, el trabajo evidentemente se ha multiplicado y el equilibrio está roto”.

No obstante, tal y como Lola Alfonso (Responsable de Archivo y Documentación de Radiotelevisión Valenciana (À Punt Mèdia)) señaló, hay razones para el optimismo: “Hoy en día tenemos herramientas que en los años noventa, cuando empezaron nuestras cadenas, no teníamos”.

Al problema que supone la escasez de recursos, se suman nuevas exigencias de archivado que antes no estaban tan presentes: lenguaje de signos, audiodescripción, subtítulos, plataformas de streaming… Para Alberto de Prada, la solución es clara: “Hay que intentar automatizar”. “La industria nos está ofreciendo herramientas que nos permiten automatizar ese trabajo tan artesanal que antes hacíamos” anotó, antes de introducir un elemento fundamental que marcó el devenir de la conversación: “Cada vez se le pide más a los archivos”.

Y es que, ante esta cantidad masiva de información, la solución a corto plazo pasa por la colaboración de los equipos de redacción, realización y producción: “Hay que ir a la par de ellos”, remarca Encina Murga. Eugenio López de Quintana defendió la existencia de un perfil híbrido al tiempo que la tecnología va ocupando su lugar: “Actualmente estamos en una encrucijada entre gran volumen de información visual y textual, un gran volumen de información de su transcripción y una capa semántica que requiere de un motor que realmente procese la información, esa es la parte que nos queda por desarrollar”.

Una vez que ese deseado software funcione adecuadamente, las funciones del documentador variarán: “Nos veo liberándonos de las cargas de transcripción que nos han lastrado en tiempo de ejecución, y anticipándonos a la generación del contenido”.

Cada uno de los cuatro interlocutores no dudó en remarcar esta función multidisciplinar que monopoliza la actual figura del documentalista, si bien Lola Alfonso apuesta por la “reivindicación” de su labor y en “dar valor al término”. Y es que, tal y como Alberto de Prada concluyó, “hay que asumir los cambios: quien no se adapte a ellos, se queda fuera”.

Eugenio López de Quintana (Atresmedia), Encina Murga (Castilla La Mancha Media) y Luis Sanz (moderador)

De izquierda a derecha: Eugenio López de Quintana, Director de Documentación y Archivo de Atresmedia; Encina Murga, Directora de Documentación de Castilla La Mancha Media; y Luis Sanz, moderador del evento.

Sistemas MAM / BPM en archivo y documentación

Más allá del procesamiento de esta cantidad masiva de contenidos, su gestión es una parte fundamental que no deja de afectar de manera directa a la metodología de trabajo. Encina Murga confía en el sistema Avid Nexis: “Nos permite localizar los originales fácilmente, además de identificar de qué bruto proviene o quién las ha utilizado”. En este contexto, las EDL (Edit Decision List) se postulan como una fuente de información básica: localización de documento, control de descargas. Castilla-La Mancha Media dispone de Tedial Evolution como sistema de gestión de archivos en Documenta-ción.

Alberto de Prada, por su parte, confirmó que RTVE está renovando su gestor documental Arca (Archivo y Recuperación de Contenidos Audiovisuales) a la versión 3.0., que gestiona una estructura en forma de “tela de araña” que conecta el archivo con los sistemas de producción, emisión, comercialización e interactivos. La configuración de trabajo presentada por Lola Alfonso, con tres marcas funcionando en paralelo (VSN, Dalet y Provys), implica un importante esfuerzo de integración de flujos. La responsable destaca los distintos mapeos que el equipo informático y el de documentación realizan periódicamente y la dificultad de “cuadrar exactamente todo”.

Mientras tanto, Eugenio López de Quintana remarcó que, más allá de los sistemas empleados, en muchas ocasiones los MAMs requieren de capas de software paralelas construidas mediante APIs con los sistemas de producción digital para cubrir las necesidades de la gestión documental, por ejemplo en el diseño de nuevos flujos de producción o en la incorporación de formatos de vídeo de nueva aparición: “Eso, internamente, nos da mucha flexibilidad”, apuntó sobre la metodología de trabajo de Atresmedia. Por último, hizo un llamamiento a los diseñadores de MAM para crear grupos de trabajo de identificación funcional  en los que se incluya al sector de la documentación, de forma que se atienda “a los flujos y procesos que tienen que ver con la gestión de los metadatos dentro del sistema de producción, y, no tanto a la mera gestión del flujo de producción y emisión”.

La llamada tuvo una gran aceptación en la mesa, hasta el punto que surgió un debate sobre la continua evolución de la industria que se saldó con una conclusión clara: los procesos de trabajo no están adaptados al documentalista. Pese a todo, las mejoras para el sector han sido sustanciales: gestión de base de datos, capacidad de integración con otras aplicaciones y sistemas, la velocidad en el procesado, los procesos automatizados…

Derechos: gestión e identificación

“Hay miles de contratos que hay que revisar desde 1956 para saber si esos contenidos se pueden utilizar o no. Porque antes nadie pedía derechos, pero ahora te los piden por cualquier cosa. Además, no es un trabajo sencillo: los contratos se hacen tan enrevesados como uno quiera y, al final, hay que analizar contrato a contrato para saber exactamente qué derechos tienes”.

Sirva esta primera reflexión de Alberto de Prada como una toma de contacto con el siguiente tema que alimentó nuestro desayuno informativo: los derechos de las imágenes y cómo se controla el acceso al archivo. La complejidad de este tema alimentó un debate interesante que comenzó con la intervención del responsable de RTVE, quien incluso comentó que dispone de una “Unidad de identificación de derechos” destinada a analizar los diferentes documentos legales.

Luis Sanz extendió esta cuestión con un interesante enfoque: ¿existe alguna unidad destinada a identificar las cosas que “son susceptibles de generar derechos”? Eugenio López de Quintana apuntó que “nos urge constantemente la necesidad de seguir la traza de imágenes sujetas a algún tipo de restricción”, pero que el verdadero problema es que este proceso es como un virus: “Coges una actuación musical de un sitio, la llevas a otro, luego a un programa de zapping… El rastreo de dónde está la información que se ha utilizado y cuya nueva utilización es preciso restringir es una locura”.

Los sistemas informáticos y el propio criterio de los documentalistas ayudan a proteger este tipo de imágenes, tal y como explicó Lola Alfonso: “A nivel de derechos tenemos una categoría que es “prohibida la reutilización” y eso impide la descarga del fichero”. Eugenio López de Quintana describió cuatro niveles en la estructura de Atresmedia: que no se encuentren las imágenes en el buscador, que el usuario sepa que existe pero no lo pueda ver; que lo encuentre, lo pueda ver, pero no descargarlo; y que lo pueda descargar, pero aparezca la sobreexposición de un banner describiendo el tipo de restricción.

Sin embargo… ¿a quién pertenecen las imágenes? ¿Cómo se aplica el concepto de dominio público a los fondos documentales? En este punto hubo discordancia entre los ponentes, con Alberto de Prada defendiendo el derecho patrimonial sobre cada una de las grabaciones y Eugenio López de Quintana exponiendo la cuestión de quién ha digitalizado ese material: “La titularidad patrimonial de una imagen puede en ocasiones estar sólo en función de la autoría de su digitalización, en cuyo caso no aplica a terceros que ya dispongan de esa imagen en un soporte propio, además de la circunstancia de que según la fecha de la grabación ha podido pasar a dominio público”.

Lola Alfonso expuso la complicación del asunto con otro ejemplo: “Hay confrontación de intereses, es obvio. Hay imágenes que pertenecen al imaginario colectivo: por ejemplo, algo muy valenciano, las imágenes de las fallas de Valencia que llegan a través de la Junta Central Fallera”. Alberto se mantuvo firme en su idea, sin dejar de reafirmar el compromiso público de RTVE: “Liberamos imágenes porque es nuestro compromiso público y además tenemos un acuerdo marco emanado del Congreso de los Diputados, que marca la función social del fondo documental de RTVE”.

Relacionado con este tema, se encuentra la cuestión de las imágenes procedentes de las redes sociales. Si bien Alberto de Prada solicita de manera directa a los propietarios de la imagen la cesión de los derechos, los otros tres interlocutores de la mesa aluden a la dificultad de controlar su procedencia. Y es que el documentalista puede decidir no guardar una pieza con una procedencia dudosa en el archivo, pero sí tiene la obligación de archivar el telediario o el programa de entretenimiento en el que fue usado.

Lola Alfonso (Radiotelevisión Valenciana) y Alberto de Prada (RTVE)

Lola Alfonso, Responsable de Archivo y Documentación de Radiotelevisión Valenciana; y Alberto de Prada, Director de los Fondos Documentales de Radiotelevisión Española

Criterios de selección en la digitalización

Toda la información que es archivada diariamente (por ejemplo, Encina de CMMedia fija la cifra en 700 documentos que se ingestan diariamente en los servidores para ser procesados y seleccionados por Documentación para su envío a archivo) se suma a los documentos que ya se encuentran en el archivo y que hay que decidir si digitalizar o no. Lola Alfonso de À Punt: “Tienes que priorizar y no puedes hacerlo todo ahora. Además, las cintas siguen estando en su sitio”. “No se ha expurgado”, señaló, apoyada posteriormente en su visión por Eugenio y Encina. Alberto de Prada afirmó que el propósito siempre debería ser digitalizar todo el material: ¿Quién soy yo para decidir cuál es el valor de lo que pasa hoy?”.

Finalmente, el tema vuelve a la cuestión esgrimida en los primeros minutos de la conversación: el difícil equilibrio entre recursos y tareas: “Se ha hecho una selección prioritaria ponderando el valor de los programas porque se ha de digitalizar retrospectivamente y las herramientas y recursos son las que son”. “Creo que, por honestidad pública como gestora de un centro de documentación público, los recursos se deben administrar dela manera más coherente posible”, remarcó Lola. Encina Murga propuso una pregunta que fue respondida de manera afirmativa por la responsable de fondo documental de la radio y televisión valenciana que hizo más clara, si cabe, su visión: “Si tuvieras la posibilidad de digitalizar todo ese material… ¿lo harías?”

Obsolescencia tecnológica y almacenamiento masivo

Lola podrá seguir manteniendo la información almacenada en cintas a la espera del tiempo (o los recursos) para la tan deseada digitalización, pero lo cierto es que la obsolescencia tecnológica se postula como el mayor enemigo para la persistencia de estos formatos: el almacenamiento de los soportes, la migración entre ellos y los diferentes formatos suponen un quebradero de cabeza para nuestros ponentes, al tiempo que facilitan y agilizan los sistemas de producción.

Eugenio López de Quintana considera que estas migraciones son sencillas técnicamente, pero que lo que realmente le preocupa es la obsolescencia de los formatos: el paso de 4:3 a 16:9, del SD al HD o 4K… “Tenemos unos archivos envejecidos desde el punto de vista de la imagen. […] Un plano grabado en SD en una edición en HD o 4K presenta un contraste de calidad tan sustancial que sólo resulta asumible cuando está justificada por la antigüedad cronológica de la imagen” subrayó el responsable de documentación de Atresmedia.

Tras hablar sobre la futura implementación del 4K e incluso del 8K, surgió inevitablemente el aspecto de los codecs, tema por el que regiones y fabricantes se enfrentan de manera continua y por el que, según Alberto de Prada, no se van a poner de acuerdo nunca. Lola Alfonso gestiona XDCAM HD para conservación de cara al futuro, aunque también afirmó que se está trabajando para poder archivar en 4K el mismo contenido, sobre todo el que pueda llegar de las productoras, mientras que Eugenio López de Quintana remarca que se están archivando los contenidos recibidos en 4K o los de grabaciones propias.

El responsable de Atresmedia apuntó que, para la gestión de los nuevos formatos como el 4K o el AVC-Intra, entre otros, ha sido necesario montar una estación y un flujo paralelos al entorno AVID de sus sistemas MAM, desde la cual se seleccionan y archivan las imágenes tanto en el formato nativo como en el formato predominante de los sistemas de producción. Alberto de Prada comentó que RTVE funciona con una cabina reservada al 4K con cinta LT07, mientras que Encina Murga dijo que su contenido en 4K, especialmente reservado a las producciones con dron, se guardan tanto en Full HD como SD.

Almacenamiento y gestión en la nube

“La nube siempre está en un sótano”, comentó ante la sonrisa generalizada de la sala Luis Sanz, introduciendo de esta forma una tecnología que, si bien está en boca de todo, no está tan clara su aplicación a los volúmenes de información masivos que suponen los centros documentales de las cuatro corporaciones reunidas por TM Broadcast.

“Pueden ser usadas como un backup” – apunta Encina Murga, quien si bien le parece interesante el sistema opta por la copia en cinta-, “También depende de lo que cobren, ahora es muy caro para las televisiones pequeñas”. A este coste por almacenamiento, según Eugenio López de Quintana, hay que aplicar un coste relacionado con el nivel de recuperación.

En definitiva: el coste se relaciona con el espacio y el movimiento y, en la actualidad, los ponentes no consideran necesario abrirse a estos servicios: “No nos engañemos, el digital es muy bonito, pero copia un millón de horas de vídeo. ¿A cuánto se va? Dos o tres años de transferencia”, comentó Alberto de Prada, antes de compartir que Radiotelevisión Española ha precisado un año en la migración de 300.000 horas de contenido de su sede en Prado del Rey de LTO4 a LTO7.

Eugenio López (Atresmedia) y Encina Murga (Castilla La Mancha)

Eugenio López de Quintana, Director de Documentación y Archivo de Atresmedia; y Encina Murga, Directora de Documentación de Castilla La Mancha Media

Inteligencia artificial y metadatos

Si algo quedó claro en el desayuno informativo es que la Inteligencia artificial aplicada redefinirá la forma en la que el documentalista se relaciona con los contenidos. Los sistemas automáticos de tratamiento documental terminarán por automatizar procesos y, a día de hoy, hay muchas líneas de trabajo que se encuentran en un estado avanzado: speech to text, clasificación automática, extracción de entidades, reconocimiento facial, descripción automática de imágenes, análisis de sentimientos…

Alberto de Prada contó que RTVE lleva dos años analizando estos sistemas con dos aproximaciones distintas: la primera es la creación de una cátedra en colaboración con la Universidad de Zaragoza con el fin de identificar qué aplicaciones pueden ser usadas en esta materia y, la segunda, proporcionar contenido a empresas emergentes que están empezando a desarrollar sus tecnologías para, en el futuro, utilizar su tecnología de manera gratuita a cambio del material proporcionado por sus desarrollo.  El objetivo es que las unidades de tratamiento de análisis documental se conviertan en “unidades de control de la calidad del dato”: “No dejan de ser sistemas asistidos. Nosotros nos encargaremos de que los datos acaben en las bases correctamente”.

Por su parte, Eugenio López de Quintana comenta que en Atresmedia ya se está trabajando desde hace unas semanas con un software de la empresa Etiqmedia con el que se trabaja en la segmentación del hablante a través del reconocimiento de voz y reconocimiento facial. Las pruebas se están realizando con contenido político.

Encina Murga confirmó que Castilla La Mancha Media ya se encuentra indagando en otros sistemas entre las que se encuentra Watson (IBM) y los resultados están siendo sorprendentes, con “reconocimiento al casi 100%” en intervenciones de políticos y caras conocidas. La directora de documentación recibe estas tecnologías con los brazos abiertos: “Todos estos tipos de IA serán bienvenidos, ya que no llegamos a profundizar en el análisis. Nos quedamos en los metadatos de texto que indicamos previamente a su inserción, pero no llegamos a la profundidad que queremos ya que no hay personal suficiente.

Lola Alfonso centra los esfuerzos de su equipo en que los datos que “nacen de otros sistemas” lleguen y se implementen de la manera más automática posible. No obstante, por el momento no se encuentran testeando software de Inteligencia Artificial.

Nuevos perfiles profesionales

La continua transformación tecnológica del sector broadcast no se escapa la realidad de los fondos documentales y, en este proceso de convergencia en el que documentación, tecnología y contenidos se dan la mano, se torna necesario reformular el futuro profesional del sector.

Eugenio López de Quintana es un firme defensor de este cambio del paradigma y, por él, pasa el “liberal al documentalista de la carga de entradas de datos”, una meta para la que definió unos pasos que no dudó en desgranar ante sus atentos compañeros: “El primer objetivo es hacer uso de automatismos, aprovechando la extracción automática de metadatos; el segundo, involucrar al trabajador de lleno en el entrenamiento de los sistemas automáticos; el tercero, crear ontologías propias que permitan avanzar en la construcción de una búsqueda verdaderamente semántica”. Una vez completado este proceso, y liberado el documentalista de las tareas más mecánicas y más consumidoras de recursos, se podrá involucrar en la “anticipación a las necesidades de imágenes de la organización e incluso directamente en la generación de contenidos”. De hecho, no duda en afirmar que se están orientando a la creación de un “perfil nuevo”.

Encina Murga considera imprescindible en este nuevo perfil los conocimientos informáticos y la utilización de forma fluida de las herramientas de IA, pero también reivindica la figura de la labor como documentalista y denuncia que el papel “no sea reconocido” a la par de otros puestos de la cadena del audiovisual como el productor, el realizador, el redactor o el editor. En este punto entran los criterios de cada casa: si bien en Atresmedia se opta por destacar el nombre del documentalista en el caso de que un vídeo “tenga mucho porcentaje de archivo”, el caso de RTVE o À Punt se opta por que los créditos vayan al equipo al completo.

Monetización de los archivos

Más allá de los puntos tratados durante la conversación, Lola Alfonso consideró que la reivindicación del trabajo de documentación pasa, entre otras partes, por remarcar “la calidad que damos a los resultados de las búsquedas” y por “abrir nuevos horizontes haciendo que nuestro trabajo tenga un coste económico: que si una productora se ha llevado equis horas, que sepa el coste que hubiera tenido que pagar si hubiese ido a comprarlas”.

Y es que, según Alfonso, “hay ideas en los archivos de tipo monetario en las que nunca nos hemos metido porque, aunque somos muy diligentes, actualmente no hemos podido analizar este coste, pero hay que hacerlo”. La responsable cita, entre las nuevas posibilidades que se le presentan, la ley de mecenazgo que ha sido aprobada recientemente en la comunidad valenciana.

Todos los integrantes de la mesa mostraron su acuerdo con la visión de Lola, si bien Alberto de Prada se mostró especialmente esperanzado con la visión de la directora, dejando una interesante reflexión: “Parte de nuestro trabajo, como gestores o responsables de los archivos, es buscar cualquier euro que venga a buscarnos. […] Ahora mi responsabilidad es gestionar un archivo. Tengo que darle otros 60 años de vida”.

*Tras el cierre de RTVV, el personal de la Unidad de Documentación son dependientes del Instituto Valenciano de Cultura (IVC) y gestores del fondo documental de À Punt Media.

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