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Gestión de contenidos en entornos DAM/MAM

DAM/MAM

La palabra MAM, o DAM es cada vez más popular y necesaria en la era de la información. Donde la progresión de lo Multimedia llega incluso hasta el teléfono móvil.
Son unos acrónimos que deben tenerse en cuenta a la hora de explotar y administrar una empresa audiovisual…viene del inglés Media Asset Management o Digital Asset Management ,y se refiere a sistemas de gestión, bien de Media o bien de ficheros digitales de diverso tipo.
Lo primero es diferenciar entre los diferentes tipos de sistemas de gestión, o al menos sus siglas:
Un DAM, o en español, Gestión de Registros Digitales, se basa en un sistema de almacenamiento, catalogación, búsqueda y recuperación de archivos informáticos (o archivos digitales). Estos ficheros pueden ser de audio, video, imágenes, documentos ofimáticos, planos, etc. Se trata de un sistema que centraliza y sistematiza la información para finalmente conseguir una rápida y sencilla recuperación de lo necesario, con el fin de realizar un determinado trabajo. Esto es lo que dice la teoría, pero más adelante veremos lo que debería ser realmente un sistema de gestión de contenidos digitales.
Un MAM es una parte del DAM. De todas las tareas que desempeña un complejo sistema de gestión de registros digitales, los audiovisuales o de Media son a los que el Media Asset Management se refiere, normalmente se nombra MAM a un sistema exclusivamente de Archivo, pero puede y debe ser mucho más.
Además de estos dos acrónimos existen otros no menos importantes, como el ECM Enterprise Content Management o en castellano, Gestión de Contenidos Empresariales que consiste en una aplicación o grupo aplicaciones, que desempeñan tareas y ordenes previamente definidas, y estructuradas alrededor de una compañía (no necesariamente audiovisual), utilizando registros o ficheros informáticos. Con un sistema ECM se consigue una interfaz única para el usuario, que en función de sus privilegios y permisos puede acceder o no a todos los contenidos de las diferentes áreas, desde recursos humanos, partes de trabajo, administración, gestión de pedidos…todo ello unificado, ganando tiempos y ahorrando costes.
Si enfocamos esta tecnología a las áreas audiovisuales, nos encontramos con un único sistema central que aglutina diferentes áreas de una compañía audiovisual. Para denominar a este sistema de gestión de contenidos y para diferenciar la parte audiovisual o multimedia del resto de contenidos empresariales, se utilizan siglas como DCM, Digital Content Management, o Gestor de Contenidos Digitales, GCD.
En el mundo audiovisual un DAM o un DCM, vienen a ser sinónimos y atañe, desde la planificación de un sistema de tráfico hasta el control de la emisión, pasando por la ingesta, documentación y archivo, todo ello forma un GCD.
Cuando prácticamente todas las televisiones se han digitalizado utilizando sistemas con tecnología IT, el siguiente paso que les queda es el GCD, o cómo mejorar y administrar los contenidos audiovisuales, que en muchos casos son los activos de una televisión.
Las productoras o distribuidoras, no son tan dadas, todavía hoy, a la digitalización, pero poco a poco están migrando a sistemas con tecnología IT, el DAM también les interesa.

¿Qué puede gestionar un DAM/MAM?

El objetivo de estos sistemas es sacar el máximo partido a los sistemas digitales basados en tecnología IT. Administrar de forma correcta múltiples formatos de vídeo, audio, imágenes, diagramas, planos, esquemas técnicos y presentaciones…
Las empresas audiovisuales pequeñas con un numero reducido de trabajadores, pueden permitirse el lujo de trabajar de forma manual, casi artesanal, pero empresas audiovisuales de tipo medio/grande deben enfrentarse a la cruda realidad de la gestión y administración audiovisual digital eficiente. Para ello se crean los softwares de gestión, para poder automatizar los procesos de trabajo.
La clave para el éxito de un sistema MAM es la óptima y correcta disponibilidad de los registros multimedia para su utilización adecuada. Es simplemente una compleja herramienta para hacer mejor un trabajo. Permite que, por ejemplo un determinado redactor busque, localice y encuentre rápida y eficientemente un material para conformar una pieza audiovisual, o en el caso de una continuidad, que Programas realice una programación y contraprogramación mucho más ágil, rápida y dinámica pudiendo tener acceso a una ingente cantidad de material ya archivado y catalogado.
Desde la perspectiva de la dirección de una empresa, el beneficio clave de DAM, es la capacidad de generar más valor con los activos digitales que la organización posee. Los argumentos comerciales en favor de un DAM es en mayor medida, la mejora de la eficiencia operativa, pero hay también otros beneficios:
–    Conseguir una ventaja operativa frente a la competencia.
–    Reducir los costes de no volver a generar o grabar material que ya existe
–    Ahorro de tiempo al encontrar lo requerido en menor tiempo
–    Reducir el riesgo de violaciones de derechos de autor, a través de control de marcas de agua en los diferentes clientes de altas o bajas prestaciones.
–    Aumenta la colaboración entre las diferentes áreas ya que todos los materiales se comparten, reduciendo así el coste de enviar múltiples equipos para un mismo evento.
–    Aportar nuevos productos y servicios al mercado más rápidamente
–    Obtener un mayor control sobre la marca corporativa.
–    Preserva los bienes y activos audiovisuales que tienen un valor tanto cultural como económico.
–    Generar ingresos mediante la venta de activos a terceros, a través de portales broadcast o dedicados al gran público a través de la comercialización por Internet.

Control de procesos en los Flujos de Trabajo

Integración, esa es la palabra clave para conseguir que un sistema DAM o ECM cubra las expectativas y necesidades de una empresa audiovisual. Para ello hay dos opciones:
–    Una, ir a un sistema único que ofrezca todas las piezas necesarias para una empresa audiovisual, lo que significa amoldar la empresa a lo que el proveedor ofrece
–    Dos, gastar tiempo y dinero en consultoría, investigación y desarrollos personalizados que aglutinen todas las herramientas y sistemas que posea o adquiera la empresa audiovisual.
La tendencia actual del mercado para la interoperabilidad de la información de las bases de datos, de los diferentes fabricantes de sistemas, y soluciones de producción y postproducción, es a través de ficheros MXF con intercambio de metadata utilizando ficheros XML, eXtensible Markup Language.
Los fabricantes de tecnología audiovisual, que todavía no se han sumado a este intercambio por XML, pueden compartir la metadata a través de fichero AAF con o sin media, lo ideal en estos casos sería la utilización de las utilidades de metadata que ofrece el encapsulado MXF.
Un elemento indispensable y a menudo olvidado, en la confección de un sistema de gestión multimedia, bien DCM, DAM o MAM, es la gestión de procesos que derivan normalmente en un flujo de trabajo.
Cuando por ejemplo, un material se recibe e ingesta en un sistema tapeless, automáticamente debe generar un proceso, bien sea, simplemente notificar la existencia del mismo, o bien generar un parte de trabajo para su catalogación, edición, visionado, conformado, o control de calidad, etc.
Este control de procesos debe incluir todas las áreas pertinentes de la empresa audiovisual, y unificar cualquier sistema existente.

Casos Teórico-Prácticos

Un DAM tiene como misión la unión y sintetización de procesos de trabajo, para ello debe agrupar herramientas, unificar bases de datos y reducir procesos de trabajo a la mínima expresión.
Productora
Un ejemplo tipo, una productora cuyo servicio es dar contenidos a plataformas de Cable, Satélite, ADSL, Internet.
Posee un número de canales con temática muy diversa, incluyendo en alguno de ellos producción propia. En total un 20% de producción propia y un 80% de material adquirido a terceros, películas, programas…
La amortización y fuente de ingresos de esta empresa es la venta del servicio a través de suscripción y pago por visión.
En este ejemplo, la Productora cuenta con un sistema de tráfico para la gestión, y confección de las escaletas de programación. Ésta es una primera base de datos donde se dan de alta el 80% de los contenidos que se adquieren, típicamente adquiridos a diferentes distribuidoras.
A continuación describimos los flujos del sistema donde el DAM interaccionaría.
El sistema de Tráfico forma parte del DAM, siendo la puerta principal de acceso para la metadata mínima, como es título, resumen, código de tiempo de entrada/salida o duración, formato y soporte del material y canal de destino. Con estos materiales se conforma un boceto de la parrilla de emisión.
Pasada esta primera fase, se reciben los materiales físicos, la mayoría, todavía hoy, en cinta magnética, por lo que se debe realizar una serie de operaciones gestionadas por el DAM de forma semiautomática, como son la ingesta automatizada desatendida, revisión, control de calidad automática del fichero y verificación, para determinar si el contenido y la calidad del material es apto o no para la emisión.
El gestor de tráfico puede tener acceso a la media ingestada a través de un sistema de baja resolución espejo al de alta.
Si el material pasa los diferentes controles y procesos de trabajo que el DAM lanza, se archiva y documenta, catalogando en mayor o menor medida dependiendo de los derechos del material, los pases adquiridos y si se publica o no esta metadata en la Web.
Cuando un vídeo necesita ser tratado o editado, el responsable ejecuta una orden o parte de trabajo dentro del sistema, que lanza el proceso de transferencia de la media al editor que una vez realizado el trabajo da el aprobado en el DAM, para que pase a la siguiente fase.
En la producción propia el DAM, tiene una tarea más compleja ya que debe integrarse con sistemas de producción, como islas de edición con almacenamiento centralizado, sistemas de postproducción de gama alta con almacenamiento local, sistemas de grafismo y 3D…para ello los flujos de trabajo deben estar claramente definidos permitiendo la ejecución de una serie de operaciones como si de un guión televisivo se tratara.
En el control de play out, el DAM envía la parrilla de emisión, los cambios y modificaciones del día de forma semi-automática, realizando los procesos de recuperación de archivo de forma automática y casi desatendida, el operador sólo debe controlar que todo se desarrolla con normalidad.
La gestión de alarmas como módulo incluido en el DAM, es vital para conseguir un control total de la calidad, es imprescindible que todo funcione como un reloj suizo para que la empresa audiovisual optimice el rendimiento del sistema adquirido.
La gestión de incidencias, el control de la calidad cara al usuario final es un punto que debe ser tomado en cuenta por los fabricantes e integradores de soluciones de gestión para la producción audiovisual.
Televisión
El siguiente ejemplo tipo, es una estación de televisión de ámbito nacional con cobertura internacional a través de satélite, con una producción propia cercana al 70% y un 30% de adquisición de material externo. El tratamiento de la publicidad es un elemento vital y de gran importancia para esta cadena, ya que supone la mayor fuente de ingresos.
El sistema de tráfico y gestor de publicidad adquiere mayor importancia que en el caso anterior ya que es el encargado de controlar, administrar e incluso facturar la publicidad. El acceso a esta base de datos es de acceso limitado a un específico grupo de usuarios.
El sistema DAM de gestión simplifica el trabajo diario, en este caso numeroso y complejo, los dividiremos en cuatro áreas, para una breve explicación de lo que puede hacerse:
1. Informativos
2. Programas
3. Publicidad
4. Internet/ Móviles
1. Informativos
En el área de Informativos existen diferentes soluciones dadas por varios fabricantes, como son el caso de Avid, Dalet o Quantel, todos ellos cuentan con sistemas de gestión de contenidos propietario que son difíciles de integrar con terceros fabricantes, como en el caso de un DAM, pero no imposible, la solución más extendida es la utilización de ficheros AAF para la importación y exportación de metadata.
Las nuevas herramientas de desarrollo e interconectividad de estos sistemas denominadas APIs se están orientando hacia una estandarización basada en XMLs junto con el empleo del encapsulado MXF.
El comienzo de un informativo se realiza en las reuniones de edición, donde a través de una herramienta de texto como iNews, Newstar, o Dalet se confecciona una lista de piezas e informaciones a ser tratadas y redactadas por los periodistas, el DAM en este punto es un simple espectador pasivo, que comienza a trabajar cuando desde Producción comienza la gestión y asignación de recursos, partes de trabajo, peticiones de cámara, compra de imágenes, etc.
Además del trabajo de producción para coberturas externas, se necesita un sistema MAM para la búsqueda y recuperación de materiales de archivo en este punto el DAM se encarga de los procesos necesarios para satisfacer esta demanda.
En cuanto a los materiales frescos, que se vienen ingestando en el sistema tapeless, se necesita que el DAM, a través del MAM o del sistema propietario de noticias, genere una catalogación mínima y adecuada marcando los puntos de importancia del material audiovisual., Esto permitir al redactor encargado de una pieza informativa su rápida y eficiente recuperación y utilización.
La gestión de contenidos del sistema de almacenamiento central es importante que sea ágil y dinámica, enviando al sistema de archivo lo realmente importante y desechando y borrando lo que caduca o ya no es de interés, de esta manera se logra una adecuada optimización del espacio de almacenamiento compartido, que a pesar de lo que parece no es gratuito.
El conformado, tratamiento, edición y/o postproducción de las noticias se realiza en sistemas de edición no lineal y la orden o el parte de trabajo también puede ser generado por el sistema DAM.
Una vez conformadas las piezas y listas para su emisión el sistema DAM es el encargado de realizar las transferencias a los sistemas de emisión, para ello el redactor, editor o responsable de forma y contenido le da el ok al sistema DAM, todos los pasos o estados de una noticia se registran, controlan y administran desde el sistema de gestión DAM, desde el inicio de la pieza hasta su emisión final y archivo.
2. Programas
En la gestión de los programas, el sistema DAM tiene como misión principal el unir las diferentes áreas y grupos de trabajo que intervienen en la producción de un programa.
La preparación de un programa comienza con una escaleta, para ello se utiliza una aplicación estándar como iNews, Dalet…o una realizada a medida de la casa, sobre la que se van añadiendo condimentos, como el guión, ordenes de realización, coberturas, cámaras, etc. Todo ello puede ser gestionado por el DAM.
La ejecución de las ordenes y partes de trabajo, se realizan por parte tanto de producción como de realización.
Las bases de datos de cada programa se centralizan para dar acceso a todos los usuarios con permisos a informaciones de corte común que no representen exclusividad, para la protección de exclusivas o derechos de autor, permisos de emisión, etc. Se debe introducir la información en el sistema indicando los permisos de acceso del resto de los usuarios.
Los diferentes módulos que componen la aplicación permiten separar y diferenciar cada programa por su temática diversa. Los programas nuevos que no se ajustan a un patrón preestablecido necesitan un reajuste en la configuración del sistema que se realiza tras un estudio minucioso de las necesidades y flujos de trabajo.
En el tratamiento de la señal de un programa, normalmente se confeccionan vídeos que se van a utilizar en plató, para ello se dota al sistema del control de los sistemas de ingesta, edición y catalogación- archivo necesarios. En el caso de programas tipo sitcoms, el DAM se limita a la parte de gestión previa a la grabación del programa y su posterior tratamiento para la emisión desde el área de Play Out.
3. Publicidad
Dentro de este área englobaremos no solo a la parte que se encarga de gestionar los anuncios y spots, sino también al área de programación que al utilizar un mismo sistema de tráfico, poseen similitudes en el tratamiento de la información.
El departamento encargado de decidir que se emite y cuando utiliza una herramienta denominada sistema de tráfico que está interconectada al sistema DAM. Una vez introducida toda la información pertinente a una emisión, el sistema tras una orden manual, lanza los procesos que se han programado, como por ejemplo, publicación de contenido en EPG, Web,… lanzar ordenes de trabajo para ingestar, verificar y catalogar material externo,…, la parte que está más unida es el sistema de continuidad que debe estar perfectamente integrado para que junto al sistema MAM dote a emisiones de la frescura y agilidad necesarias para realizar una emisión con un valor añadido frente a la competencia, estancada en métodos artesanales.
La gestión de la publicidad, la venta de espacios publicitarios, etc. Se realiza también desde el sistema de tráfico, siendo un módulo aparte con acceso restringido. Las ordenes de trabajo de ingesta y verificación se suceden del mismo modo que en emisiones. Como elemente anexo, existe una opción para que un cliente tenga acceso a la copia judicial grabada por seis meses por disposición legal, en el que el comprador de un determinado espacio publicitario tiene la posibilidad de acceder vía Internet al vídeo donde se emitió su anuncio, todo ello gestionado por el DAM.
4. Internet/ Móviles
El nuevo inquilino de las cadenas televisivas, llega pegando fuerte y exigiendo su hueco en el mercado. Demanda mayor rapidez y agilidad que en la emisión tradicional, para ello se le dota de aplicaciones y módulos que gestionan bases de datos interconectadas, donde tiene acceso a una gran cantidad de información que debe estar correctamente ordenada y catalogada.
La transcodificación, es todavía hoy un punto a reseñar, ya que siguen conviviendo múltiples formatos y resoluciones para satisfacer a los usuarios más exigentes, desde el clásico Windows media, hasta el flash FLV, bien en televisión estándar o en alta definición gracias al H.264, todo debe estar accesible y correctamente ordenado para el gran público.
La comercialización de imágenes para móviles o a través de pago por visión, se incluye en la gestión del sistema central.
Los flujos de trabajo y procesos que se desencadenan en el DAM son una mezcla de los anteriormente contados, ya que la televisión por Internet es una mezcla de todos los géneros y áreas.

¿De qué Sistemas se puede componer un DAM?

Los sistemas que pueden conformar o integrarse en un DAM, e integrar sus diferentes procesos en una televisión son:
SISTEMA DE TRÁFICO
Gestión de publicidad
Gestión de Películas, Series, Programas.
Gestión de pases y derechos
Facturación y contabilidad
SISTEMA DE PRODUCCIÓN
Ingesta para Producción tanto de Informativos como de Programas
Edición- PostProducción
Sistemas de texto para informativos/ programas, recepción de agencias, confección de escaletas de Estudio,…
Gestión de ordenes y partes de trabajo
Gestión de Programas, bases de datos de invitados, personajes…
Gestión y control de costes de Programas
Sistema de emisión en Estudios para emisión de programas en directo o grabados
Transferencia a Sistema de Emisión.
SISTEMA DE EMISIÓN
Ingesta o transferencia para Emisión
Control de calidad de ficheros, audio y vídeo
Control de la emisión, Continuidad
Transcodificación automática
Publicación en Web
SISTEMA DE ARCHIVO/ DOCUMENTACIÓN
Sistema de Ingesta o transferencia para Archivo
Catalogación de materiales audiovisuales digitales
Documentación de registros digitales
Recuperación de materiales y registros digitales a las áreas de Producción y Emisión.
SISTEMA DE GESTION DE ALARMAS
Sistema de control de calidad (ISO,…)
Sistema de gestión de alarmas de elementos audio video
Sistema de control de alarmas en los procesos automatizados
SISTEMA INTRANET
Gestión de recursos humanos

Texto: Asier Anitua Valluerca
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